Trabajar en el área de turismo es algo muy interesante, especialmente si lo haces en un hotel. Si estás interesado en desenvolverte en este entorno, debes sabes qué es un recepcionista de hotel, qué hace y porqué es tan importante para la empresa.
Cada empleado y trabajador tiene una función que lo hace necesario para el correcto funcionamiento del centro de hospedaje. Sin embargo, el recepcionista de hotel es la cara visible de toda la compañía y el primer rostro que ven los huéspedes al llegar. Visto de este modo, es uno de los más importantes porque debe recibir, atender y despedir a los clientes que se alojan en el lugar.
Además, es su labor la que puede garantizar en gran medida la satisfacción de los huéspedes y quien dará una imagen positiva del hotel. Sin embargo, puede que te preguntes qué hace exactamente un recepcionista de hotel?. Además, ¿Qué habilidades y conocimientos necesita para desempeñar su trabajo?. Debes tener en cuenta que hay muchos beneficios y también desafíos en esta profesión y aunque parezca sencillo, un recepcionista en un hotel debe formarse y ser un profesional para tener más oportunidades en el campo laboral, uno que cada vez se transforma como consecuencia de las tecnologías.
¿Qué es un Recepcionista de Hotel? Definición y Alcance de sus Funciones
Primero hay que definir términos para que tengas un panorama completo de lo que significa este empleo. Un recepcionista de hotel es un profesional que se ocupa de la gestión de la recepción o el front desk de un hotel. Es decir, donde se realiza el primer y el último contacto con los huéspedes. Sus funciones son muchas, pero la principal es brindar un servicio de atención al cliente de calidad, también debe proporcionar información, asistencia y soluciones a las necesidades de los huéspedes durante la estancia.
Funciones del recepcionista de hotel
Lo principal que debe hacer un recepcionista de hotel es la de atención al cliente en los centros de hospedaje. Sin embargo, los roles y responsabilidades del recepcionista van más allá. Por ejemplo, debe registrar a los huéspedes que llegan al hotel. Esto supone verificar su identidad, reservación y forma de pago.
También son quienes deben entregar las llaves o las tarjetas de acceso a las habitaciones y señalar dónde se localizan, las características y más. Incluso, tienen que estar en capacidad de proporcionar información detallada sobre el hotel y sus instalaciones. Así como de los servicios, horarios, actividades y restricciones.
Es parte de su responsabilidad lidiar con el manejo de quejas y solución de problemas, debe atender las llamadas, correos electrónicos y redes sociales del hotel. En cada una de estas áreas debe poder responder las consultas, dudas y sugerencias de los clientes. y potenciales clientes.
En general, un recepcionista de hotel tiene que mantener una comunicación efectiva en la recepción para incluso brindar información turística y asesoramiento local sobre los lugares de interés y experiencias que puedan enriquecer la estadía de los huéspedes.
Atención al Cliente en Hoteles: El Papel Clave del Recepcionista
Como se puede apreciar, el recepcionista de hotel tiene un papel clave en la atención al cliente. En pocas palabras es el encargado de crear una primera impresión que debe ser positiva y duradera en los huéspedes. Además, pare de su función es mantener una relación cordial y profesional.
El recepcionista de hotel debe ser capaz de ofrecer un trato personalizado y cercano a cada cliente, adaptándose a sus preferencias, necesidades y expectativas. Incluso, aunque pueda ser complejo, debería poder anticiparse a sus deseos para sorprenderlos con de detalles que sobre pasen las expectativas. Al fin y al cabo, todo es en nombre de la imagen de la cadena hotelera.
Por ello, es preciso que no se vea a los huéspedes como clientes, deben ser únicos para crear mayor empatía y asegurar que quieran repetir la experiencia. Como ves, el recepcionista de hotel tiene una gran responsabilidad con impacto directo en la satisfacción y fidelización de los clientes, así como en la reputación y la rentabilidad del hotel.
Responsabilidades Cotidianas: Detalles de las Funciones del Recepcionista de Hotel
Para cumplir con su función de atención al cliente, el recepcionista de hotel debe realizar una serie de responsabilidades cotidianas. Es por esta razón que debe estar al tanto de los diferentes procedimientos y protocolos en la recepción del hotel.
Check-in y Check-out: Procedimientos y Protocolos en la Recepción
El check-in y el check-out son los procesos de entrada y salida de los huéspedes en el hotel, respectivamente. El recepcionista de hotel debe realizar estos procesos de forma ágil, eficiente y segura, siguiendo los procedimientos y protocolos establecidos por el hotel.
El check-in consiste en:
-Saludar y dar la bienvenida a los huéspedes que llegan al hotel.
-Solicitar y verificar la documentación necesaria de los huéspedes.
-Comprobar la reserva de los huéspedes, confirmar los datos, el tipo de habitación, número de personas, duración de la estancia, entre otras.
-Registrar los datos de los huéspedes en el sistema informático del hotel y asignarles una habitación.
-Informar sobre las normas, servicios, instalaciones, horarios, actividades y más.
-Indicar la ubicación y las características de la habitación.
El check-out consiste en:
-Despedir a los huéspedes que abandonan el hotel.
-Solicitar y recibir las llaves o las tarjetas de acceso de los huéspedes.
-Revisar la cuenta de los huéspedes, detallando los cargos por los servicios y productos consumidos durante su estancia.
-Cobrar la factura a los huéspedes, mediante el método de pago acordado.
-Ofrecer información sobre el transporte, el clima, el destino, etc. que pueda ser de su interés.
Reservas y Asignación de Habitaciones: La Gestión Eficiente de la Disponibilidad
Otra de las responsabilidades del recepcionista de hotel es la gestión de las reservas y la asignación de las habitaciones, que consiste en controlar la disponibilidad y la ocupación del hotel, y optimizar el uso de los recursos y el espacio.
Por ello, debe recibir y procesar las solicitudes de reserva de los clientes, ya sea por teléfono, por correo electrónico, por internet o por otros canales de distribución. También tiene que confirmar o rechazar las reservas. Todo ello, basado en la disponibilidad y las políticas del hotel.
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